Come introdurre l’AI in azienda: si parte da un processo

Per cominciare con l’AI in azienda si sceglie un lavoro, uno solo, che oggi qualcuno fa a mano molte volte al mese. Si misura quanto tempo prende, si controlla che i dati su cui poggia siano in ordine e lo si prova in piccolo, con le persone che lo fanno ogni giorno. Lo strumento si sceglie per ultimo, quando si sa che cosa deve fare.

Vale per un’officina con dodici dipendenti, per un gruppo con tre stabilimenti e per un ufficio comunale. Cambiano i sistemi da collegare e le firme da raccogliere. L’ordine dei passi resta quello.

Quante aziende usano l’AI in Italia, oggi?

Ancora poche, ma in un anno sono raddoppiate. Le piccole sono molto più indietro delle grandi, e una parte di chi ha cominciato non indica per cosa la usa.

Secondo Istat, Imprese e ICT 2025, nel 2025 il 16,4% delle imprese con almeno 10 addetti usa almeno una tecnologia di intelligenza artificiale. Nel 2024 era l’8,2%. Fra le grandi imprese la quota è del 53,1%, fra le PMI del 15,7%. La media dell’Unione europea, secondo Eurostat, è del 20%.

Gli Osservatori del Politecnico di Milano contano un’altra cosa, i progetti avviati, e il quadro è simile: il 71% delle grandi imprese ha almeno un progetto di AI, mentre fra le PMI le sperimentazioni scendono al 15% delle medie imprese e al 7% delle piccole. Un altro 20% delle PMI sta valutando di partire. Le due fonti misurano cose diverse, per questo i numeri non coincidono.

Il dato più utile per chi deve cominciare è un altro. Fra le imprese che dichiarano di usare l’AI, il 33,4% non indica nessun ambito aziendale in cui la usa; un anno prima era il 15,5%. Istat parla di un utilizzo «ancora iniziale e sperimentale». In molte aziende, insomma, lo strumento è arrivato prima della domanda a cui doveva rispondere.

Si comincia dallo strumento o dal processo?

Dal processo. Lo strumento giusto dipende da cosa deve fare, e finché non lo sapete ogni strumento sembra quello giusto.

La strada più battuta è l’inverso. Si comprano licenze di un assistente per tutti, si fa una presentazione e si aspetta che le persone trovino da sole dove usarlo. Qualcuno lo trova: scrive le mail più in fretta, riassume un verbale. Il lavoro dell’azienda, quello che passa da un ufficio all’altro, resta com’era.

Partire dal processo vuol dire farsi un’altra domanda: dove, da voi, una persona passa le giornate a ricopiare, cercare o smistare? Le risposte sono concrete. Le richieste di preventivo che arrivano per mail e WhatsApp e finiscono a mano in un modello Word. Le fatture e le bolle da registrare nel gestionale. Le mail dell’assistenza da dividere per tipo e urgenza. In un ente, le istanze da protocollare e da mandare all’ufficio giusto.

Sceglietene uno, e date un nome alla persona che lo seguirà. Un primo progetto che tocca tre processi insieme si chiude tardi, quando si chiude.

Come si capisce se un processo è pronto per l’AI?

Dai cinque segnali qui sotto. Più ne ha, più è probabile che l’AI faccia risparmiare tempo vero; se ne ha uno o due, conviene cercare altrove.

Si ripete. Lo stesso lavoro, fatto allo stesso modo, molte volte. Un preventivo al mese non vale lo sforzo; trenta a settimana sì.

Passa da documenti. Mail, PDF, moduli, fatture, ordini, verbali. Leggere un testo e tirarne fuori le informazioni è il lavoro che l’AI fa meglio, ed è anche il più diffuso: fra le imprese che usano l’AI, il 70,8% la usa per estrarre informazioni da documenti di testo (Istat).

Segue regole che si possono scrivere. Un listino, un regolamento, una procedura, uno schema per classificare le richieste. Se la regola esiste solo nella testa di una persona, il primo lavoro è metterla per iscritto.

Ha volume. Il conto delle ore deve tornare. Se il processo prende due ore al mese, anche toglierle tutte non ripaga il tempo che serve per impostarlo.

Ha una persona che decide. L’AI prepara: compila, propone, segnala i casi dubbi. Una persona controlla e firma. Se nessuno vuole quel ruolo, il processo non è pronto, per quanto sembri adatto sulla carta.

E se il processo, oggi, non funziona?

Allora si sistema prima il processo. Un’AI messa sopra un processo confuso produce gli stessi errori più in fretta, e con un tono più sicuro.

Il caso tipico è il listino aggiornato a mano, quando qualcuno se ne ricorda. Un assistente che propone prezzi da quel listino sbaglia ogni volta che il foglio è vecchio. I commerciali se ne accorgono, ricontrollano tutto e dopo tre mesi smettono di aprirlo. Il lavoro utile era mettere il listino in un posto solo, con la data dell’ultimo aggiornamento in vista. L’abbiamo raccontato in L’AI non sistema un processo rotto.

Prima di qualsiasi acquisto conviene chiedersi quanto è affidabile il dato su cui l’AI dovrà ragionare. Il problema compare anche nei numeri: fra le imprese che hanno valutato l’AI e poi hanno rinunciato, il 45,2% indica dati non disponibili o di scarsa qualità (Istat).

Quali dati si possono dare all’AI, e a chi?

Prima si decide quali dati possono uscire dall’azienda, poi si sceglie un fornitore con un contratto aziendale. Gli account personali usati per lavoro sono la strada da cui i dati escono senza che nessuno lo sappia.

Quello che scrivete in un assistente esce dalla vostra rete, a meno che il modello non giri su una macchina vostra. Cosa succede dopo lo decide il contratto: se il testo viene conservato e per quanto, chi lo può leggere, se viene usato per addestrare il modello. Con un account personale la vostra azienda non ha voce su nessuna delle tre cose.

Il primo passo pratico è una lista corta: quali dati si possono mettere in uno strumento di AI, quali no, a chi si chiede nei casi dubbi. L’anagrafica dei dipendenti e la bozza di una mail commerciale non pongono lo stesso problema, e una regola unica per tutte e due finisce per essere troppo stretta o troppo larga. Le domande da fare al fornitore, per iscritto e prima di firmare, sono in Dove finiscono i dati che diamo all’AI.

Il timore è diffuso: fra le imprese che hanno pensato all’AI senza poi adottarla, il 43,2% cita le preoccupazioni per la privacy e la protezione dei dati (Istat).

Quanto costa cominciare con l’AI in azienda?

Le licenze costano meno di quanto si teme, il tempo delle persone più di quanto si pensa. Il conto si può stimare prima di firmare, con una settimana di misure.

Un progetto di AI costa su quattro voci: il software, il lavoro per collegarlo ai vostri dati, il tempo delle vostre persone per impararlo e il presidio dopo, perché qualcuno deve accorgersi quando lo strumento comincia a sbagliare. Il preventivo del fornitore copre il software, e il collegamento solo se lo quota a giornate. Le altre due voci le potete stimare solo voi, e spesso sono le più pesanti.

Per capire se il progetto rientra, contate per una settimana quante volte succede il processo che avete scelto e quanto tempo prende ogni volta. Fatelo scrivere a chi lo fa, anche su un foglio. Moltiplicate le ore per il costo orario e sapete quanto vi pesa oggi. Poi assumete che l’AI ne tolga al massimo la metà, perché una parte del lavoro resta: qualcuno dovrà controllare quello che lo strumento propone. Se con la metà il conto torna, si può ragionare. Se torna solo togliendo tutto, non torna. Il ragionamento voce per voce è in Quanto costa l’AI in azienda, e quando rientra.

I costi elevati frenano il 43,0% delle imprese che hanno considerato l’AI e non l’hanno adottata (Istat). Misurare prima serve anche a questo: a sapere se il costo è alto, e rispetto a cosa.

Chi deve imparare a usarla, e come?

Prima le persone che fanno quel lavoro più spesso, sui loro documenti veri. Un corso generico, staccato dal processo scelto, il lunedì dopo non cambia niente.

La mancanza di competenze è l’ostacolo più citato: la indica il 58,6% delle imprese che hanno valutato l’AI e poi non l’hanno adottata (Istat). La risposta istintiva è un corso per tutti, e funziona poco. Finisce proprio quando comincia la parte difficile, cioè le prime dieci volte con lo strumento nuovo, che costano più tempo del metodo vecchio.

La formazione che resta si fa sul processo. In aula si portano i preventivi veri, le fatture vere, le mail che quelle persone scrivono ogni settimana, e si lavora su quelli. Due incontri a dieci giorni di distanza servono più di una mattina sola: nel mezzo le persone provano, sbagliano e tornano con le domande giuste. Conviene cominciare anche dagli scettici, perché le loro obiezioni dicono dove lo strumento si romperà.

Dopo un mese si controlla chi lo usa e su quali pratiche. Il numero di licenze attive non dice niente. Ne abbiamo scritto in Perché il corso di AI non cambia niente.

Quali regole valgono già per l’AI in azienda?

L’AI Act europeo si applica a scaglioni: valgono già i divieti, l’obbligo di formare chi usa questi strumenti e, dal 2 agosto 2026, quello di dire alle persone quando parlano con un’AI. In Italia la legge 132/2025 è in vigore dal 10 ottobre 2025 e aggiunge regole proprie, per esempio sul lavoro e sulla pubblica amministrazione.

Per un primo progetto le domande pratiche sono poche. Chi usa lo strumento ha ricevuto una formazione? Le persone sanno quando stanno parlando con un’AI? Le decisioni che contano le firma una persona? Sono le prime tre cose da controllare. I sistemi classificati ad alto rischio, come quelli che selezionano il personale, hanno obblighi più pesanti e scadenze diverse.

L’incertezza sulle regole pesa: il 47,3% delle imprese che hanno valutato l’AI senza adottarla indica la poca chiarezza sulle conseguenze legali (Istat). Cosa vale oggi e cosa è cambiato lo raccontiamo in un articolo a parte, a un anno dall’entrata in vigore della legge italiana.

Com’è fatto un primo progetto, in concreto?

Un processo, poche settimane di lavoro, un risultato che si misura. L’esempio più chiaro è quello dei preventivi, che è anche uno dei prototipi sul nostro sito.

Pensate a un’azienda che fa molti preventivi piccoli e simili: un impiantista, un serramentista, un’impresa di manutenzione. Le richieste arrivano per mail, WhatsApp e telefono, e qualcuno le ricopia a mano nel modello Word. Fra la domanda del cliente e la risposta passano giorni, e chi risponde per primo di solito prende il lavoro. Il processo ha tutti e cinque i segnali: si ripete, passa da messaggi scritti, segue un listino, ha volume, e c’è una persona che firma.

Il prototipo fa questo. La richiesta arriva da una mail o da un messaggio e i campi si compilano da soli. Lo strumento propone le voci di listino in base a quello che il cliente ha chiesto. Il preventivo esce in PDF con l’impaginazione dell’azienda. Lo firma sempre una persona: l’AI prepara, non decide. Per costruirlo servono il listino, tre preventivi veri come esempio e il modello che l’azienda usa oggi; un prototipo così richiede una o due settimane. Se il listino non è in ordine, il primo lavoro è metterlo in ordine.

Sul sito ci sono altri due prototipi, un portale clienti per uno studio commercialista e un cruscotto di direzione. Hanno nomi e cifre inventati, e li trovate fra i tre prototipi sul sito: mostrano il tipo di strumento che nasce dopo aver guardato come lavora un’azienda.

Prima di accendere lo strumento si misura quanto ci vuole oggi, dalla richiesta al preventivo inviato. Dopo un mese si rifà la stessa misura. Se il tempo è sceso e le persone lo usano, si passa al secondo processo. Se non è sceso, almeno sapete perché.

Cambia qualcosa per una grande azienda o per un ente pubblico?

Il metodo resta lo stesso. Cambiano i sistemi da collegare, il numero di persone coinvolte e le regole da rispettare.

In un’azienda strutturata il processo attraversa più reparti e passa da un ERP o da un gestionale che nessuno vuole toccare. Il primo progetto si sceglie dove i confini sono netti: un reparto, un flusso di documenti, un responsabile. L’AI lavora accanto ai sistemi che ci sono: legge e scrive nei loro dati e non li sostituisce.

In un ente pubblico si parte dal procedimento: le istanze, i regolamenti, le pratiche fra più sedi. I dati sono quelli dei cittadini e la decisione resta all’ufficio. Le regole sono più strette, e per questo conta ancora di più avere un processo scritto e un responsabile con nome e cognome. Come lavoriamo con gli enti è spiegato nella pagina Software e AI per la pubblica amministrazione.

Come lavoriamo noi, e qual è il primo passo?

Il primo passo è gratuito: una chiamata di mezz’ora e, se ha senso, mezza giornata da voi. Alla fine vi diciamo cosa abbiamo visto, anche quando la risposta è che l’AI non serve.

Prima di proporre qualsiasi cosa guardiamo come lavorate. Seguiamo il percorso di un ordine, di una fattura o di una richiesta insieme alle persone che lo fanno ogni giorno. Poi vi diciamo dove si perde tempo, dove l’AI cambia qualcosa e dove basta sistemare un foglio Excel. Se decidete di andare avanti, la proposta arriva per iscritto, con costi e tempi.

Per cominciare, raccontateci come lavorate. Vi rispondiamo entro un giorno lavorativo.

In breve

Per introdurre l’AI in azienda si sceglie un processo solo: uno che si ripete, passa da documenti, segue regole scritte, ha volume e ha una persona che decide. Si misura per una settimana quanto pesa oggi, si controlla che i dati sotto siano affidabili e si decide quali dati possono uscire dall’azienda. Si forma chi fa quel lavoro, sui documenti veri, e lo strumento si sceglie alla fine. Le prime regole dell’AI Act, come la formazione e la trasparenza, valgono già. Nel 2025 usa l’AI il 16,4% delle imprese italiane con almeno 10 addetti, e un terzo di loro non indica per cosa: partire da un processo serve a non finire in quel terzo.