Quanto costa l’AI in azienda, e quando rientra

«Quanto costa?» arriva sempre come seconda domanda. La prima è «cosa può fare per noi».

Il preventivo che ricevete ha tre righe: licenze a utente, una tantum di attivazione, canone di assistenza. Si legge in trenta secondi, e quasi sempre la cifra è più bassa di quella che avevate in testa.

Quelle tre righe sono la parte di costo che il fornitore può vedere. Il resto sta dentro la vostra azienda, e non ve lo mette in offerta perché da fuori non lo conosce.

Quali sono le voci di costo, tutte

Un progetto di AI in azienda costa su quattro voci. Le licenze sono quasi sempre la più piccola delle quattro.

Il software. Licenze, attivazione, assistenza. È la riga del preventivo, ed è anche l’unica che potete confrontare fra due fornitori guardando due PDF.

Il lavoro di chi lo collega. Prendere i vostri dati, metterli in un formato che lo strumento sappia leggere, aprire i permessi giusti, sistemare i casi storti. Se il fornitore la quota, la quota a giornate; se non la quota, vuol dire che la farete voi.

Il tempo delle vostre persone. Le ore per imparare, le ore per rifare le cose due volte mentre si impara, le ore di chi risponde alle domande dei colleghi. Questa è la voce grossa, ed è la sola che non compare da nessuna parte perché non esce dal conto corrente: esce dalle giornate di persone che avete già in organico.

Il presidio, dopo. Qualcuno deve accorgersi quando lo strumento inizia a sbagliare, e deve avere il tempo per guardarlo. Non sono molte ore al mese, ma sono tutti i mesi.

Perché il preventivo del fornitore è incompleto

Non è malafede, è il perimetro. Un fornitore quota quello che consegna: il software e le giornate per installarlo. Il tempo che i vostri passeranno a cambiare abitudini non è roba sua, non la può stimare e non se la prende in carico.

Il conto che vi serve è la somma delle quattro voci, e le ultime due potete calcolarle solo voi. Anche a spanne: quante persone toccano il processo, quante ore ci mettono oggi, quante settimane di rodaggio vi aspettate. Il numero che esce è approssimativo e va bene lo stesso, perché serve a capire l’ordine di grandezza, non a fare un bilancio.

Come si stima il ritorno senza inventarsi numeri

Si misura una cosa sola, per una settimana, prima di comprare qualsiasi cosa.

Scegliete il processo su cui volete mettere l’AI. Contate quante volte succede in un mese e quanto tempo prende ogni volta. Non a memoria: fatelo scrivere per una settimana a chi lo fa, anche su un foglio. Sette giorni di appunti valgono più di qualunque stima fatta in riunione, e vi costano zero.

Adesso avete le ore al mese. Moltiplicatele per il costo orario pieno e avete quanto vi pesa oggi quel processo. Il risparmio possibile è una frazione di quel numero, mai il numero intero: una parte del lavoro resta comunque, perché qualcuno dovrà controllare quello che lo strumento propone.

Quella frazione la decidete voi, e conviene essere pessimisti. Se il progetto rientra ipotizzando che l’AI tolga metà del lavoro, rientra. Se rientra solo ipotizzando che lo tolga tutto, non rientra.

Quando conviene dire di no

Ci sono tre casi in cui il conto non torna quasi mai, e si vedono prima di firmare.

Il processo succede poche volte al mese. Anche automatizzandolo del tutto, le ore risparmiate sono meno delle ore che servono per metterlo in piedi.

Il dato su cui deve lavorare non è affidabile. In quel caso ogni risposta va ricontrollata a mano, il risparmio va a zero e il problema da risolvere è un altro — ne abbiamo scritto in L’AI non sistema un processo rotto.

Nessuno in azienda ha tempo di seguirlo. Un progetto senza una persona che se ne occupa non fallisce subito: fallisce fra quattro mesi, dopo che avete pagato le licenze.

In breve

Un progetto di AI costa su quattro voci: software, integrazione, tempo delle persone, presidio. Il preventivo del fornitore copre le prime due. Le altre due valgono spesso di più, e potete stimarle solo voi. Per capire se rientra basta misurare per una settimana quanto tempo prende oggi il processo che volete cambiare, moltiplicarlo per il costo orario e assumere che l’AI ne tolga la metà. Se con metà rientra, si può ragionare. Se serve che lo tolga tutto, il conto non sta in piedi.

Se vi state chiedendo come si applica alla vostra azienda, scriveteci o mandate due righe a ciao@saturdaycompany.it.